Оформление протокола собрания и сопутствующих документов

Срок оформления протокола – не более 10 дней с момента окончания собрания, в указанный срок итоги собрания (копия протокола) должны быть доведены до жителей (например, путем размещения на стендах в подъездах и т.п.)

Требования к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах определены Приказом Минстроя от 28 января 2019 г. N 44/пр. По аналогии права можно применить эти требования к оформлению протокола собраний ТСЖ/ЖСК.

Основные требования к оформлению:

1. Датой протокола общего собрания является дата составления протокола, которая должна соответствовать дате подведения итогов (окончания подсчета голосов) общего собрания.

2. Заголовок к содержательной части должен содержать адрес многоквартирного дома, вид общего собрания (годовое, внеочередное) и форму его проведения (очное, заочное, очно-заочное голосование).

3. Вводная часть протокола включает следующие сведения:
3.1. об инициаторе общего собрания: для физических лиц указывается полностью фамилия, имя, отчество (при наличии) в соответствии с документом, удостоверяющим личность гражданина, номер помещения, собственником которого является физическое лицо и реквизиты документа, подтверждающего право собственности на указанное помещение;
3.2. о лице, председательствующем на общем собрании, секретаре общего собрания, лицах, проводивших подсчет голосов.
3.3. об общем количестве голосов собственников помещений в многоквартирном доме;
3.4. о количестве голосов собственников помещений в многоквартирном доме, принявших участие в голосовании на общем собрании;
3.5. об общей площади жилых и нежилых помещений в многоквартирном доме;
3.6. о повестке дня;
3.7. о наличии или отсутствии кворума общего собрания.

4. Текст каждого раздела протокола общего собрания состоит из трех частей:
а) часть 1 - "СЛУШАЛИ", в которой указывается формулировка вопроса в соответствии с повесткой дня, краткое содержание выступления или ссылка на прилагаемый к протоколу документ, содержащий текст выступления.
В случае проведения собрания в заочной форме фактически «слушания» не проходят, нет информации для отражения в протоколе. Суды при отсутствии данной позиции в протоколе при заочных собраниях замечаний пока не высказывали.
б) часть 2 - "ПРЕДЛОЖЕНО", в которой указывается краткое содержание предложения по рассматриваемому вопросу, по которому будет проводиться принятие решения и голосование. При этом предложение формулируется предельно точно, ясно, должно отражать суть обсуждаемого вопроса и не допускать двоякого толкования. В случае если формулировка вопроса, по которому принимается решение на общем собрании, предусмотрена законодательством Российской Федерации, в протоколе указывается соответствующая формулировка;
в) часть 3 - "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)", в которой указываются решения, принятые по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками "за", "против" или "воздержался" с указанием номера и формулировки вопроса в соответствии с повесткой дня, количества голосов, отданных за различные варианты голосования. Решение может содержать один или несколько пунктов, каждый из которых нумеруется.

5. Обязательными приложениями к протоколу общего собрания являются:
а) реестр собственников помещений в многоквартирном доме;
б) сообщение (уведомление) о проведении общего собрания;
в) реестр вручения собственникам помещений в многоквартирном доме сообщений о проведении общего собрания;
г) список собственников помещений в многоквартирном доме, присутствовавших на общем собрании;
Желательно 2 списка - участвующих в очной части, участвующих в собрании в целом (тех, кто сдал решения); д) доверенности (или их копии);
е) документы, по которым принимались решения на общем собрании (Устав, смета, отчеты и т.п.);
ж) решения (бюллетени) в случае проведения общего собрания в форме очно-заочного или заочного голосования.

6. Реквизиты подписи протокола содержат сведения о фамилии, инициалах лица, председательствующего на общем собрании, секретаря общего собрания, а также лиц, проводивших подсчет голосов, и собственноручную подпись указанных лиц, дату ее проставления. Подсчет может производиться и без счетной комиссии, если это ранее указано инициатором.