Подлинники решений и протокола общего собрания собственников помещений (все материалы!) подлежат обязательному представлению в управляющую организацию, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива не позднее чем через десять дней после проведения общего собрания.
Однако при наличии конфликта с УК, ТСЖ, ЖСК ваши документы собрания могут там «потеряться», «случайно уничтожиться» и т.п. При подобных подозрениях материалы собрания лично отдаете в ГЖИ, в УК, ТСЖ, ЖСК – копию протокола для исполнения.
Управляющая организация, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива в течение пяти дней с момента получения подлинников решений и протокола общего собрания собственников помещений обязаны направить подлинники указанных решений и протокола, в том числе с использованием системы, в орган государственного жилищного надзора (ГЖИ СПб) для хранения в течение трех лет.
Копии протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме и решений таких собственников по вопросам, поставленным на голосование, хранятся в месте или по адресу, которые определены решением данного собрания (ст. 46 ЖК).
Протоколы ТСЖ и ЖСК никуда передавать не надо, храните у себя. Рекомендуем сделать сканы решений (бюллетеней).
Срок хранения документов собрания не определен, рекомендуем 3 года. Срок хранения материалов собрания желательно утвердить на собрании.
При утверждении нового Устава ТСЖ его копию нужно передать в ГЖИ после регистрации в налоговой.
«Решения и протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме являются официальными документами как документы, удостоверяющие факты, влекущие за собой юридические последствия в виде возложения на собственников помещений в многоквартирном доме обязанностей в отношении общего имущества в данном доме, изменения объема прав и обязанностей или освобождения этих собственников от обязанностей, и подлежат размещению в системе лицом, инициировавшим общее собрание» – ст. 46 ЖК РФ. То есть инициатор собрания обязан разместить в системе ГИС ЖКХ протокол.
«Копии решений и протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по вопросу, указанному в пункте 4.4 части 2 статьи 44 настоящего Кодекса, также подлежат направлению лицом, по инициативе которого было созвано общее собрание, в срок, указанный в настоящей части, в ресурсоснабжающую организацию, региональному оператору по обращению с твердыми коммунальными отходами, с которыми собственниками помещений в многоквартирном доме, действующими от своего имени, будут в соответствии с принятым решением заключены договоры, содержащие положения о предоставлении коммунальных услуг» – ст. 46 ЖК РФ.
При переходе на «прямые» договоры с собственники инициатором направляются в ресурсоснабжающие организации протокол и решения (бюллетени), в настоящее время достаточно в электронном виде, хотя по закону нет такого указания. Рекомендую сделать сканы документов, и если в электронном виде принимать откажутся, то предоставить в бумажном.
Примечания – в Жилищный кодекс регулярно вносятся изменения в части порядка проведения собрания или кворума для принятия решений, поэтому нужно эти вопросы всегда уточнять перед организацией собрания.